[参展Tips4] 为什么选择展会国际货运代理?

展会现场,如果精致漂亮的展台都已搭建好,但展品没有运到,尴尬吗?没办法,付过了展位费,搭建费,签证费,机票,酒店和想说哔哔哔(此处消音)货运费用的你,只能和来到空空展台上的客户呵呵呵的尬聊了,更多时候这就被定义成为一次失败的参展。无论是刚刚开始参展的新展商,还是经验丰富参展多年的老展商都有可能在这个国际货运的汪洋大海里,翻了船。

就像精心准备好盛大的婚礼,婚礼前新娘和别人跑了,婚礼现场只有新郎独自面对宾客的尴尬……

在此,特别需要感谢我们的官方货运合作伙伴巴伐利亚国际货运代理(北京)有限公司BTG小伙伴对这篇文章的专业指导,拍手感谢

参展Tips:国际货运篇

为什么选择专业的展会国际货运代理?

我们所说的展会国际货运代理是专业从事国际展会展品运输业务的,负责将货物从国内运到国外或安排国外其他国家之间的运输。

  1. 他们有着成熟的国际代理网络,能得到国际上许多国家货运代理的支持。这些国外代理也都是专业从事展品运输的。
  2. 展品国际货运代理通常人员素质较高, 专业性强,敬业, 有责任心,从接货开始到交货为止,对运输全程负责:

    缮制出口文件,订舱配载,短期仓储,内路运输,出口报关,报检,协助海关查验,代办保险,货物跟踪,国外进口报关,提货,海关查验,展场卸车进馆,送货到展台等

在运输过程中,如果哪个环节出了问题,展会国际货运代理都会尽最大努力,调动一切可以调动的相关单位,如船公司,航空公司,国外代理等,力争在最短的时间里将问题解决。

国际货运代理之所以专业, 是因为

  1. 他们了解各国海关和检疫部门关于货物进出口的要求,能提前为展商规避风险, 比如提醒货主货物价值不要申报过低, 品名申报要简单,要单货相符,尺寸重量要准确,包装要牢固,原木包装需要熏蒸,或用免熏蒸的木箱,哪些货物可以出口, 哪些货物不能出口,或者哪些货物国外可以进口, 哪些货物国外不能进口,发货前需要从货物里取出等等。
  2. 在时间上也会做合理安排,留有一定的机动时间,会提醒货主什么时间发货较安全, 以保证货物的按时交货。在展会进出馆期间会安排工人和机力协助展商开箱和摆放展品,会安排展品的空箱保管,闭幕后再将空箱送回到展台,并尽快将回运展品运回国内。

为什么用专业展会国际货运代理,而不自己找普通贸易货运代理?

举例来说,如果您公司想直接将您的展品运到国外参展而不使用国际货运代理,您就需要了解:

承运商的类型,获取各个承运商的报价来决定哪个是最适合的,分析各个国家海关进出口规定,了解展会相关的信息和规则,协商价格,填写文件,追踪您公司的货物等等。

不仅上述的所有工作需要大量专业知识和时间,一个因“无知”犯的错误,可能会将节省下来的所有费用都付了海关罚款,最糟的是可能毁了您公司的参展,甚至您的整个职业生涯。

一个好的货运代理能做些什么?

最后,总的原则就是,一个好的国际货运代理可以为您高效省时的完成下列工作:

  1. 缮制所有出口报关文件,安排订舱配载,仓库到港口或机场的短途运输,出口报关,报检,协助海关查验,代办保险,海运,空运或陆运到国外。
  2. 提前订好集货仓库并确定集单和集货时间。
  3. 选择距离展商最近的集货仓库,以节省内路运输费用。
  4. 按参展国的海关要求进口报关,协助国外海关查验,国外港口或机场提货,送到展场。
  5. 开幕前按时送货到展台,闭幕后及时将货物从展台提走。
  6. 可按展商要求安排将展品运往第三国参展。
  7. 回运展品的国外出口报关,海关查验,海运或空运到国内。
  8. 国内进口报关,报检,海关查验,将货物从港口或机场运回原仓库。

每家公司的展览负责人,在安排展品运输时首先应该考虑展品按时到达的安全保障,其次考虑展品运输成本。所以选择一家有专业经验的国际货运代理能使您气定神闲的进行一次成功的参展。